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Réussir la préparation de son évènement en plein air en trois étapes

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Le plein air peut créer des opportunités uniques et les grands parcs ou salles de conférence offrent souvent un espace pour les grillades et les sports organisés. Mieux encore, le beau temps dynamise les gens. Voici quelques facteurs importants à prendre en compte si vous souhaitez organiser un événement en plein air.

Assurez-vous que votre événement va fonctionner en plein air

 

Tous les événements ne fonctionnent pas à l’extérieur. Si vous organisez une conférence sur la technologie ou l’ingénierie, par exemple, vous feriez probablement mieux de réserver un centre de congrès. Avant de vous engager dans l’organisation d’un événement à l’extérieur, réfléchissez aux éléments suivants : 

  • la fonction principale ;
  • les principaux objectifs de votre événement.

Dans le cas où vous trouvez un ou deux de vos objectifs ne pouvant pas être atteint, le plein air n’est pas fait pour votre évènement.

 

Assurez-vous de choisir le lieu approprié pour votre évènement à l’extérieur

 

Une fois que vous êtes certain que votre événement peut réellement se dérouler à l’extérieur, vous voudrez ensuite trouver un lieu approprié. Il devrait y avoir beaucoup de parcs et d’espaces de concert en plein air dans votre ville que vous pouvez utiliser. Faites de même avec une installation intérieure. Travaillez avec la direction du site et comprenez :

  • la capacité ;
  • les commodités ;
  • les activités.

que chaque installation extérieure peut gérer correctement.

 

Faites attention à la météo et prévoyez un plan de secours efficace

 

Comme votre événement se déroule à l’extérieur, il est absolument indispensable de prévoir les intempéries et de surveiller les bulletins météorologiques à l’approche du jour J de votre événement. Déterminez bien à l’avance votre stratégie si jamais il va pleuvoir : 

  • pouvez-vous facilement déplacer votre événement à l’intérieur
  • Le chapiteau pour une réception extérieure fournira-t-elle une couverture suffisante ? 

Les réponses à ces questions vont éclaircir de nombreuses autres décisions concernant la planification de votre évènement. Il vous est aussi recommandé de connaître vos obligations en matière de coûts si jamais le mauvais temps va entraîner, soit une annulation de votre évènement, soit des dommages. Renseignez-vous donc sur les options d’assurance et vérifiez bien les détails du contrat de location du lieu.

 

N’oubliez pas votre équipement

 

Ce n’est pas parce que vous avez un évènement à l’extérieur que vous n’aurez pas besoin d’équipement. Faire fonctionner les choses à l’extérieur rend les choses un peu plus compliquées. Il est fort probable que vous ayez toujours besoin de :

  • éclairage ;
  • systèmes audio ;
  • autres appareils électroniques ;
  • accès Wi-Fi, etc.

Il faut donc que le site sur lequel vous souhaitez organiser votre évènement plein air dispose d’un générateur portable. Vous pouvez également investir dans ce type de dispositif si vous prévoyez d’organiser des évènements à l’extérieur de manière régulière. Cela va vous aider à réduire les dépenses en évitant de louer des dispositifs supplémentaires.

 

Assurez-vous de mettre vos invités à l’aise

 

Vous devez vous occuper des équipements comme les sièges et les tables, les toilettes extérieures et les installations sanitaires. Considérez si de l’ombre naturelle est disponible, si des ventilateurs électriques sont sur place. Vous allez également vouloir garder un approvisionnement constant en eau potable et en nourriture disponible.